HR to nie tylko rekrutacja: uwaga na ocenę pracowników już zatrudnionych
Wiele firm słysząc “AI Act w HR” myśli wyłącznie o rekrutacji, opisanej szczegółowo w artykule AI Act w rekrutacji. To duże uproszczenie. Rozporządzenie obejmuje szerszy zakres: systemy AI wykorzystywane do oceny, monitorowania i podejmowania decyzji dotyczących osób już zatrudnionych też mogą wpadać w kategorię wysokiego ryzyka, a ten obszar jest w polskich firmach zdecydowanie mniej rozpoznany.
Jakie narzędzia HR liczą się jako wysokiego ryzyka
Załącznik III AI Act obejmuje systemy AI wykorzystywane do podejmowania decyzji dotyczących zatrudnionych osób, w tym do:
- Oceny wydajności i produktywności pracownika (performance review wspomagany przez AI).
- Monitorowania i analizy zachowania pracownika w pracy (np. analiza aktywności, czasu pracy, komunikacji).
- Podejmowania lub wspomagania decyzji o awansie, przydziale zadań, warunkach pracy albo rozwiązaniu stosunku pracy.
Podobnie jak w rekrutacji, nie ma znaczenia, czy system w pełni automatycznie podejmuje decyzję, czy tylko dostarcza rekomendację, na której opiera się przełożony. Liczy się to, że system profiluje i ocenia konkretną osobę w kontekście jej zatrudnienia.
Czym różni się to od rekrutacji
Rekrutacja i ocena pracowników są w tym samym załączniku rozporządzenia i niosą podobny, pełny zestaw obowiązków systemu wysokiego ryzyka, ale różnią się kontekstem prawnym i praktycznym:
| Aspekt | Rekrutacja | Ocena pracowników |
|---|---|---|
| Osoba oceniana | Kandydat zewnętrzny | Pracownik już zatrudniony |
| Dodatkowy kontekst prawny | Przepisy o rekrutacji, RODO | Kodeks pracy, RODO, prawa pracownicze, często konsultacje ze związkami zawodowymi |
| Typowe narzędzia | ATS, systemy scoringu CV | Systemy performance management, narzędzia monitoringu aktywności |
| Ryzyko reputacyjne | Wysokie przy dyskryminacji kandydatów | Wysokie, dodatkowo ryzyko konfliktu wewnętrznego i sporów pracowniczych |
Ocena pracowników wiąże się dodatkowo z prawem pracy: pracownik ma inny status i inne uprawnienia niż kandydat zewnętrzny, w tym prawo do informacji o zasadach monitoringu w miejscu pracy, prawo do sprzeciwu i, w wielu firmach, obowiązek konsultacji zmian w regulaminie pracy z reprezentacją pracowników.
Najczęstszy błąd firm wdrażających narzędzia do performance management wspomaganego AI to traktowanie ich jako “zwykłego raportowania”, podczas gdy w praktyce system, który automatycznie flaguje pracowników jako “niedostatecznie produktywnych” na podstawie analizy ich aktywności, realnie ocenia i profiluje konkretne osoby.
Praktyczne przykłady z polskich firm
- Narzędzie analizujące aktywność w systemach pracy zdalnej (czas w aplikacjach, liczba wykonanych zadań) i generujące automatyczny ranking zespołu: to może wpadać w wysokie ryzyko, jeśli wynik ma realny wpływ na decyzje kadrowe.
- System AI wspomagający rozmowy oceniające, sugerujący managerowi ocenę na podstawie wcześniejszych danych o pracowniku: podobnie, zależnie od tego, jak duży wpływ ma sugestia systemu na finalną decyzję.
- Proste narzędzie do planowania grafików czy urlopów bez elementu oceny osoby: zwykle minimalne ryzyko, bo nie profiluje pracownika.
Rozróżnienie kluczowe do zapamiętania: system, który organizuje pracę (grafiki, zadania, przypomnienia), to inna kategoria niż system, który ocenia osobę i wpływa na jej sytuację zawodową.
Obowiązki, jeśli Twoje narzędzie wpada w wysokie ryzyko
Zestaw obowiązków jest analogiczny do tego opisanego dla rekrutacji: ocena zgodności przed wdrożeniem, dokumentacja techniczna, realny nadzór człowieka nad decyzjami systemu, rejestracja w unijnej bazie systemów wysokiego ryzyka oraz informowanie pracowników, że system AI brał udział w decyzjach ich dotyczących. W kontekście HR dochodzi do tego zwykle obowiązek poinformowania pracowników o zasadach działania systemu z wyprzedzeniem, nie dopiero po fakcie, gdy decyzja już zapadła.
Rola działu HR i kadry zarządzającej
W praktyce to dział HR jest zwykle pierwszym miejscem w firmie, gdzie pojawia się pytanie o wdrożenie narzędzia oceny wspomaganego AI, często zainicjowane przez kadrę zarządzającą szukającą sposobu na obiektywizację ocen okresowych. Warto, żeby to właśnie dział HR odpowiadał za wstępną weryfikację każdego nowego narzędzia pod kątem tego, czy ocenia lub profiluje pracowników, zanim zostanie wdrożone w całej organizacji, a nie dowiadywał się o tym po fakcie od działu IT czy zewnętrznego dostawcy. Dobrą praktyką jest włączenie pytania “czy to narzędzie ocenia konkretnych ludzi” do standardowej procedury zakupu nowego oprogramowania kadrowego, obok pytań o RODO i bezpieczeństwo danych, które w wielu firmach są już rutynowo sprawdzane.
Co zrobić w praktyce
- Zrób przegląd narzędzi HR używanych w firmie i sprawdź, które z nich oceniają lub profilują konkretnych pracowników, a które tylko organizują pracę.
- Dla narzędzi oceniających sprawdź u dostawcy, czy przeprowadził ocenę zgodności z AI Act.
- Upewnij się, że pracownicy wiedzą, jeśli AI bierze udział w ocenie ich pracy, najlepiej w formie pisemnej informacji, nie tylko ustnej wzmianki.
- Zaplanuj konsultację, jeśli firma zatrudnia większy zespół i wdraża systemy oceny na szerszą skalę, gdzie warto rozważyć szkolenie indywidualne dla zespołu dopasowane do faktycznie używanych narzędzi.
Najczęściej zadawane pytania
Czy zwykły system do rozliczania czasu pracy to system wysokiego ryzyka?
Zwykle nie, jeśli tylko rejestruje godziny bez elementu oceny czy profilowania pracownika. Ryzyko rośnie, gdy system dodatkowo generuje oceny produktywności czy rekomendacje kadrowe na podstawie tych danych.
Czy muszę pytać pracowników o zgodę na system oceny wspomagany AI?
AI Act nie reguluje tego wprost jako zgody w rozumieniu RODO, ale wymaga informowania pracowników o udziale systemu AI w decyzjach ich dotyczących. Zgoda i konsultacje mogą dodatkowo wynikać z prawa pracy i przepisów o ochronie danych osobowych w miejscu pracy.
Czym różni się to od monitoringu pracowników regulowanego przez Kodeks pracy?
To dwie nakładające się, ale odrębne regulacje. Kodeks pracy reguluje same zasady monitoringu (np. konieczność poinformowania pracowników z wyprzedzeniem). AI Act dodatkowo reguluje sam system AI używany do analizy czy oceny, jeśli wpada w kategorię wysokiego ryzyka.
Czy małe firmy (kilkanaście osób) też podlegają tym obowiązkom?
Tak, wielkość firmy nie zwalnia z obowiązków, jeśli faktycznie korzysta z systemu wysokiego ryzyka. W praktyce małe firmy rzadziej wdrażają zaawansowane systemy oceny AI, ale warto to świadomie sprawdzić, zamiast zakładać, że skala automatycznie wyklucza obowiązek.