Regulamin formularzy i zgód

Czego dotyczy ten regulamin

Regulamin opisuje formularze dostępne w serwisie aiact.waw.pl: zamówienie audytu strony, ankietę szkoleń indywidualnych, formularze kontaktowe na podstronach usług oraz umówienie rozmowy w kalendarzu. Wszystkie działają tak samo: zostawiasz dane kontaktowe, my odzywamy się w sprawie zgłoszenia.

Zaznaczenie zgód pod formularzem jest warunkiem wysłania zgłoszenia w przypadku zgody na kontakt i całkowicie dobrowolne w przypadku zgody marketingowej. Wysłanie formularza bez zgody marketingowej nie zmienia sposobu, w jaki obsłużymy zgłoszenie.

Jakie dane zbieramy

Zbieramy wyłącznie dane, które sam podajesz w formularzu. Zakres zależy od formularza:

• Audyt strony: adres strony internetowej i adres e-mail.
• Szkolenia indywidualne: nazwa firmy, wielkość zespołu, opis wykorzystania AI, e-mail, opcjonalnie telefon.
• Formularze usług: dane kontaktowe i informacje o firmie potrzebne do wyceny zakresu.
• Umówienie rozmowy: imię i nazwisko, telefon, e-mail, opcjonalnie nazwa firmy i temat rozmowy, plus wybrany termin.
• Do każdego zgłoszenia dopisujemy dowód udzielonych zgód: ich treść w obowiązującej wersji, znacznik czasu i informację, które pola zostały zaznaczone.

Po co przetwarzamy dane i na jakiej podstawie

• Obsługa zgłoszenia i kontakt w jego sprawie, w tym przedstawienie oferty: na podstawie Twojej zgody, art. 6 ust. 1 lit. a RODO, oraz działań zmierzających do zawarcia umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Marketing własnych usług, jeśli zaznaczysz drugą zgodę: na podstawie zgody, art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a w zakresie kanałów telefonicznych i elektronicznych także na podstawie zgody wymaganej przez przepisy o komunikacji elektronicznej.
• Wykazanie, że zgoda została udzielona, oraz obrona przed ewentualnymi roszczeniami: nasz prawnie uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Zgoda na kontakt i przedstawienie oferty

Pierwsza zgoda, wymagana do wysłania formularza, obejmuje kontakt w sprawie Twojego zgłoszenia oraz przedstawienie oferty handlowej dopasowanej do tego zgłoszenia. Kontaktujemy się wyłącznie na dane, które sam podałeś w formularzu.

Zgoda obejmuje wszystkie kanały kontaktu, którymi możemy odpowiedzieć:

• rozmowa telefoniczna na podany numer,
• wiadomość e-mail na podany adres,
• wiadomość SMS oraz wiadomość w komunikatorze powiązanym z podanym numerem,
• wideorozmowa albo spotkanie online, jeśli umówimy je na Twoją prośbę,
• wiadomość głosowa, jeśli nie odbierzesz telefonu.

Zgoda marketingowa

Druga zgoda jest dobrowolna i dotyczy kontaktu wykraczającego poza samo zgłoszenie. Jeśli ją zaznaczysz, możemy informować Cię o sprawach, które zwykle wychodzą na jaw dopiero po fakcie: o zmianach w przepisach dotyczących AI, o nowych terminach i obowiązkach, o nowościach w naszych usługach i o ofertach specjalnych.

Zgoda marketingowa obejmuje te same kanały co zgoda na kontakt, a dodatkowo newsletter i cykliczne materiały edukacyjne:

• newsletter i wiadomości e-mail z informacjami o zmianach w prawie oraz materiałami edukacyjnymi,
• informacje o nowych usługach, szkoleniach i webinarach,
• oferty specjalne i rabaty dla klientów oraz osób, które zostawiły zgłoszenie,
• kontakt telefoniczny i SMS z informacją handlową,
• wiadomości w komunikatorach powiązanych z podanym numerem telefonu,
• zaproszenia na wydarzenia i badania ankietowe dotyczące zgodności z przepisami.

Jak zapisujemy dowód zgody

Zgoda ma wartość tylko wtedy, gdy da się wykazać, czego dotyczyła i kiedy została udzielona. Dlatego razem z każdym zgłoszeniem zapisujemy komplet informacji o zaznaczonych polach.

• treść obu zgód w wersji, którą widziałeś w chwili wysyłki, oznaczoną numerem wersji,
• informację, które pola zostały zaznaczone, a które zostały puste, zapisaną słownie jako TAK albo NIE,
• znacznik czasu wysłania zgłoszenia,
• nazwę formularza, z którego przyszło zgłoszenie.

Gdzie trzymamy dane

Zgłoszenie z formularza trafia najpierw do usługi obsługującej formularze na naszym hostingu, a stamtąd do dedykowanego CRM naszej firmy. CRM jest środowiskiem przeznaczonym wyłącznie do obsługi zgłoszeń i relacji z klientami: dostęp do niego mają wyłącznie upoważnione osoby z naszego zespołu, konta są imienne, a dane są chronione zgodnie z przyjętymi u nas zasadami bezpieczeństwa.

Nie sprzedajemy danych z formularzy, nie udostępniamy ich do marketingu podmiotów trzecich i nie budujemy z nich baz do odsprzedaży.

Jak długo przechowujemy dane

• Dane ze zgłoszenia, które nie skończyło się współpracą: do 24 miesięcy od ostatniego kontaktu, żeby móc wrócić do rozmowy i wykazać, na jakiej podstawie się kontaktowaliśmy.
• Dane klientów: przez czas współpracy, a po niej przez okres wymagany przepisami podatkowymi i okres przedawnienia roszczeń.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody marketingowej: do czasu wycofania zgody.
• Sam dowód udzielenia i wycofania zgody: przez okres przedawnienia roszczeń, nawet jeśli pozostałe dane zostały wcześniej usunięte.

Komu powierzamy dane

Dane powierzamy wyłącznie dostawcom, bez których serwis i obsługa zgłoszeń nie mogłyby działać: dostawcy hostingu i usługi formularzy, dostawcy poczty elektronicznej, dostawcy systemu CRM oraz, w zakresie rozliczeń, biuru rachunkowemu i doradcom. Każdy z nich przetwarza dane na nasze polecenie i w zakresie, jaki wynika z umowy powierzenia.

Twoje prawa

• dostęp do swoich danych i uzyskanie ich kopii,
• sprostowanie danych nieprawidłowych i uzupełnienie niekompletnych,
• usunięcie danych,
• ograniczenie przetwarzania,
• przeniesienie danych do innego administratora,
• sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• wycofanie zgody w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej wycofania,
• skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Jak wycofać zgodę

Wystarczy jedna wiadomość na adres kontaktowy podany niżej, z informacją, której zgody dotyczy. Nie wymagamy formularza, uzasadnienia ani zachowania terminu. Zgodę marketingową możesz też wycofać odnośnikiem umieszczonym w każdej wiadomości newslettera.

Wycofanie zgody marketingowej nie wpływa na obsługę Twojego zgłoszenia ani na trwającą współpracę. Wycofanie zgody na kontakt oznacza, że przestajemy odzywać się w sprawie zgłoszenia, więc zwykle kończy sprawę.

Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych kontaktowych i bez zgody na kontakt nie mamy jak odpowiedzieć na zgłoszenie, więc formularza nie da się wysłać. Zgoda marketingowa jest w pełni dobrowolna i jej brak niczego nie blokuje.

Zmiany regulaminu

Treść zgód ma numer wersji. Przy każdej zmianie podbijamy ten numer, a przy zgłoszeniach zostaje zapisana ta wersja, która obowiązywała w dniu wysyłki. Zmiana regulaminu nie działa wstecz i nie rozszerza zgód udzielonych wcześniej: jeśli nowa wersja obejmie szerszy zakres, poprosimy o zgodę jeszcze raz.