Usługi wdrożeniowe
Projektowanie i wdrażanie automatyzacji
Automatyzacja nie musi oznaczać dużego projektu. Najczęściej zaczyna się od jednej czynności, którą ktoś w firmie wykonuje kilkadziesiąt razy w miesiącu: przepisania danych z maila do arkusza, wystawienia tego samego dokumentu, przypomnienia o płatności. Szukamy takich miejsc i zaczynamy od tych, które zwracają się najszybciej.
Co zwykle da się zautomatyzować
Dobrym kandydatem jest czynność powtarzalna, opisana regułami i wykonywana na danych, które już istnieją w formie cyfrowej. W praktyce najczęściej są to:
- Przenoszenie danych między systemami, które nie mają wspólnej integracji.
- Generowanie dokumentów na podstawie formularza albo wiersza w arkuszu.
- Przypomnienia i eskalacje, dziś pilnowane przez człowieka w kalendarzu.
- Raporty składane ręcznie z kilku źródeł na koniec tygodnia albo miesiąca.
- Wstępna kwalifikacja zgłoszeń i kierowanie ich do właściwej osoby.
- Zakładanie kont, uprawnień i katalogów przy nowym kliencie lub pracowniku.
Czego nie automatyzujemy
Nie automatyzujemy procesu, który jest niestabilny albo źle zaprojektowany. Automatyzacja utrwala proces w takiej formie, w jakiej go zastanie, więc zautomatyzowany chaos jest trudniejszy do naprawienia niż chaos ręczny. Jeśli proces wymaga wcześniejszego uporządkowania, mówimy o tym na starcie i proponujemy analizę procesu jako pierwszy krok.
Jak liczymy, czy się opłaca
Przed wdrożeniem szacujemy dwie liczby: ile godzin miesięcznie pochłania dziś dana czynność i ile z nich realnie zniknie. Automatyzacja, która oszczędza dwie godziny w miesiącu, rzadko jest warta projektu. Taka, która zdejmuje z zespołu kilkadziesiąt godzin i przy okazji usuwa klasę błędów wynikających z przepisywania danych, zwraca się zwykle w pierwszych miesiącach.
Automatyzacja z użyciem AI
Część zadań, na przykład streszczanie zgłoszeń, klasyfikowanie wiadomości czy przygotowanie pierwszej wersji odpowiedzi, można dziś zautomatyzować z użyciem modeli językowych. Traktujemy to jak każde inne narzędzie: sprawdzamy, czy jakość wyniku jest wystarczająca dla danego zastosowania, i projektujemy moment, w którym człowiek zatwierdza wynik. Jeżeli automatyzacja dotyka klienta końcowego, uwzględniamy obowiązki informacyjne z AI Act.
Co dostajesz
- Listę procesów, które da się zautomatyzować, z szacunkiem oszczędności czasu.
- Kolejność wdrożenia ustawioną według stosunku efektu do nakładu.
- Działającą automatyzację wraz z obsługą sytuacji wyjątkowych i błędów.
- Monitoring, który daje znać, kiedy automatyzacja przestaje działać.
- Instrukcję dla zespołu i opis tego, co robić, gdy proces się zatrzyma.
Przebieg współpracy
Etap 1
Przegląd procesów
Rozmowa z osobami, które wykonują pracę na co dzień. Zwykle to one wiedzą najlepiej, co zajmuje najwięcej czasu.
Etap 2
Wybór i wycena
Wskazujemy procesy o najlepszym stosunku efektu do kosztu i wyceniamy każdy osobno, żeby można było zacząć od jednego.
Etap 3
Wdrożenie pilotażowe
Pierwsza automatyzacja działa równolegle z procesem ręcznym, dopóki nie potwierdzimy, że wyniki się zgadzają.
Etap 4
Rozszerzenie i opieka
Kolejne procesy wdrażamy na sprawdzonym schemacie. Ustalamy, kto reaguje na awarie i w jakim czasie.
Zapytaj o wycenę
Wycena jest indywidualna i zależy od zakresu. Po wypełnieniu formularza odzywamy się z pytaniami uzupełniającymi albo od razu z propozycją zakresu.
Powiedz, co się powtarza
Nie musisz mieć gotowego opisu procesu. Wystarczy, że wskażesz czynność, która zabiera najwięcej czasu.
Zgłoszenie przyjęte.
Odezwiemy się z oceną, czy opisany proces nadaje się do automatyzacji, i z orientacyjnym zakresem prac.
Najczęściej zadawane pytania
Czy automatyzacja oznacza zwolnienia w zespole?
W firmach, z którymi pracujemy, zwykle nie. Automatyzacja zdejmuje z ludzi pracę, której i tak nikt nie chce wykonywać, i pozwala obsłużyć większy wolumen bez dokładania etatów. To jednak decyzja po stronie klienta, a nie efekt samej technologii.
Czy trzeba wymieniać obecne systemy?
Zwykle nie. Automatyzacje najczęściej budujemy wokół narzędzi, które już działają, korzystając z ich integracji albo interfejsów programistycznych. Wymiana systemu to osobna decyzja i osobny projekt.
Co się dzieje, kiedy automatyzacja się zepsuje?
Każde wdrożenie ma zaprojektowaną ścieżkę awaryjną i powiadomienie do wskazanej osoby. Zasada jest taka, że zatrzymana automatyzacja ma być widoczna od razu, a nie odkrywana po tygodniu przy zamknięciu miesiąca.
Od czego najlepiej zacząć?
Od jednego procesu, który wykonujecie najczęściej i który najbardziej irytuje zespół. To zwykle najlepszy kandydat, a przy okazji najprostszy sposób, żeby sprawdzić współpracę na małym zakresie.